Trasparenza retributiva: cosa cambia entro il 7 giugno 2026 e perché serve un progetto sui dati

Entro il 7 giugno 2026 l’Italia dovrà recepire la Direttiva (UE) 2023/970 sulla trasparenza retributiva, con applicazione attesa da quella data.

Il cambiamento non riguarda la sola “maggiore informazione”. Riguarda la tenuta delle decisioni retributive. Le aziende dovranno poter spiegare, con criteri oggettivi e documentati, perché una persona entra con una certa retribuzione e perché cresce in un certo modo nel tempo. Se mancano dati coerenti e processi tracciabili, aumenta il rischio di contestazioni e contenzioso.

Selezione del personale: trasparenza “ex ante”, meno discrezionalità

La direttiva incide già sulla fase preassuntiva. Il datore di lavoro deve impostare procedure di reclutamento non discriminatorie e neutre rispetto al genere. Inoltre, non può chiedere al candidato informazioni sulla retribuzione attuale o passata.

Sul piano operativo questo implica una revisione di annunci, script di colloquio, deleghe interne e catena decisionale. Chi seleziona deve disporre di fasce retributive e criteri predefiniti, costruiti su parametri oggettivi (competenze, responsabilità, condizioni di lavoro) e applicati in modo uniforme.

Durante il rapporto: accesso ai criteri e gestione delle richieste

I lavoratori devono poter conoscere i criteri usati per determinare livelli retributivi e progressione economica, che devono restare oggettivi e neutrali rispetto al genere. Inoltre i datori devono informare annualmente della possibilità di richiedere e ricevere per iscritto informazioni sul proprio livello retributivo individuale e sui livelli medi, ripartiti per sesso, per categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Il punto pratico è organizzativo. Senza una classificazione delle posizioni condivisa, e senza una base dati “pulita” su ruoli, inquadramenti, componenti fisse e variabili, premi e criteri di assegnazione, la risposta diventa fragile: incoerenze e ritardi alimentano richieste ulteriori e rafforzano la conflittualità interna.

Protezione dei dati: trasparenza sì, esposizione no

La trasparenza retributiva va gestita con logiche di minimizzazione e controllo degli accessi. Nella direttiva emerge chiaramente l’esigenza di bilanciare il diritto all’informazione con la tutela dei dati personali, anche tramite soluzioni organizzative che evitino l’identificazione della retribuzione del singolo quando non necessaria.

Perché serve un progetto “basato sui dati”

L’adeguamento non è un documento. È un progetto interfunzionale che coinvolge HR, amministrazione del personale, direzione, controllo di gestione e, dove necessario, legale e privacy. Occorre rendere coerenti: struttura dei ruoli, job architecture, inquadramenti, voci retributive, criteri di attribuzione, flussi approvativi e tracciabilità delle decisioni.

Un’impostazione corretta riduce il rischio legale e, allo stesso tempo, migliora la governance interna: assunzioni, promozioni, revisione salari, premi e progressioni diventano più difendibili, perché “motivabili” e replicabili.

Il collegamento con l’AI: evitare incoerenze tra compliance HR e sistemi automatizzati

Se l’azienda utilizza strumenti informatici che influenzano decisioni sul personale (ad esempio screening CV, ranking, supporto alla definizione di fasce o premi), conviene integrare da subito la mappatura di questi sistemi nel progetto di trasparenza retributiva.

Il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act) prevede una data generale di applicazione al 2 agosto 2026, con prime disposizioni già applicabili dal 2 febbraio 2025 e ulteriori scaglioni al 2 agosto 2025. In parallelo, in Italia risulta vigente la Legge 23 settembre 2025, n. 132, che introduce principi e deleghe in materia di intelligenza artificiale e rafforza l’attenzione su governo e impatti anche nei contesti lavorativi.

Un progetto ben disegnato oggi evita il rischio tipico del 2026: regole retributive “sulla carta” e decisioni concrete influenzate da strumenti non mappati, non governati o non documentati.