Inizia il countdown per le aziende per adeguarsi al nuovo whistleblowing

Il D.Lgs. 24/23, di recepimento della direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalino violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 10 marzo 2023, introduce numerose novità in materia di whistleblowing. I datori di lavoro pubblici e privati devono effettuare dunque una serie di adempimenti per adeguarsi alle nuove norme in materia.

La ratio della nuova disciplina

La direttiva europea mira ad incentivare la collaborazione dei lavoratori in modo tale da favorire un sano svolgimento dell’attività d’impresa, prevenendo e contrastando il verificarsi di pratiche illegali. Le novità introdotte dal decreto sono dunque volte a garantire una maggiore protezione per i soggetti che segnalino violazioni capaci di ledere l’interesse o l’integrità aziendale.

Le principali novità

Tra le principali novità introdotte con la nuova normativa in materia di whistleblowing, si rilevano:

• l’ampliamento del concetto di whistleblower: non sarà più circoscritto solo ad amministratori, dirigenti e dipendenti ma comprenderà tutti i soggetti collegati in senso ampio all’organizzazione nella quale si è verificata la violazione e che potrebbero in astratto temere ritorsioni in considerazione della situazione di vulnerabilità economica in cui si trovano;
• la previsione di maggiori tutele per i lavoratori che rivelano la commissione di un illecito o comunque di comportamenti, atti o omissioni avvenuti all’interno di un ente, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’azienda privata, di cui ne siano venuti a conoscenza nell’esercizio delle proprie funzioni: la protezione viene estesa anche ai soggetti preposti ad assistere il segnalante nel processo di segnalazione e ai colleghi che operano abitualmente nello stesso contesto lavorativo e viene assicurata non solo per tutta la durata del rapporto di lavoro ma viene estesa anche ai momenti prodromici e successivi e, dunque, a tutte le violazioni che siano state riscontrate durante il processo di selezione ovvero dopo la cessazione del rapporto di lavoro;
• l’onere per i datori di lavoro privati di adottare soluzioni organizzative e procedure interne che consentano ai dipendenti e agli altri soggetti qualificati di poter presentare, nel completo anonimato, segnalazioni di comportamenti illeciti;
• l’estensione del campo di azione del whistleblowing a tutte le società che:

1. hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori subordinati;
2. operano in settori regolamentati a livello europeo a prescindere dal numero di dipendenti;
3. rientrano nel campo di applicazione del D.lgs. 231/2001 e adottano un modello di organizzazione, sempre a prescindere dal numero dei dipendenti.

• il nuovo ruolo dell’ANAC: diventa l’unico soggetto preposto a valutare le segnalazioni degli illeciti commessi all’interno dell’ente, dei quali i lavoratori abbiano avuto conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni e l’unico organo competente ad irrogare l’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative, sia per quanto riguarda il settore pubblico che per il settore privato;
• l’introduzione di una nuova fattispecie sanzionatoria e la previsione di un innalzamento del limite edittale massimo – da euro 30.000 a euro 50.000 –nel caso in cui l’ANAC accerti:

1. che non sono stati istituiti canali di segnalazione;
2. che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni;
3. che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle previste dal decreto;
4. non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

• l’introduzione delle c.d. “segnalazioni esterne”: oltre alla ordinaria facoltà dei lavoratori di rivolgere segnalazioni attraverso canali interni all’organizzazione, viene data ai segnalanti la possibilità di rivolgere all’ANAC segnalazioni esterne, ad ulteriore garanzia dell’efficacia della disciplina e di tutela del segnalante.

Trattamento dei dati personali

Ogni trattamento dei dati personali connesso alla gestione dei canali di segnalazione deve essere eseguito a norma del GDPR e i soggetti pubblici e privati che gestiscono la segnalazione (c.d. titolari del trattamento) dovranno:

• allinearsi ai principi di protezione dei dati personali;
• eseguire una valutazione di impatto sulla protezione dei dati personali;
• istruire ed autorizzare al trattamento i soggetti chiamati a gestire il canale di segnalazione;
• designare quali responsabili del trattamento eventuali soggetti esterni.

L’entrata in vigore del D.Lgs. 24/23

Le aziende devono attivarsi tempestivamente al fine di attuare una serie di adempimenti diretti a rendere effettiva la tutela e garantire quindi l’auspicato grado di protezione dei dipendenti e dei collaboratori che segnalino presunti illeciti; vietare qualsiasi atto ritorsivo nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione effettuata, ricomprendendo anche forme indirette di discriminazione, come valutazioni negative della performance, mancate promozioni o referenze negative; individuare e formare le funzioni preposte; istituire le necessarie procedure aziendali e garantire l’adeguata informazione a tutti i dipendenti.

Il nuovo decreto prevede infatti che, per gli enti pubblici e le aziende che impiegano almeno 250 dipendenti, ci sarà tempo fino al 15 luglio 2023 per adeguarsi alla nuova disciplina e, in particolare, per attivare il canale di segnalazione interna e individuare e formare i soggetti che saranno chiamati a gestire il canale di segnalazione.

Per tutti gli altri soggetti del settore privato che abbiano impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249, e pubblici, le disposizioni contenute nel recente decreto troveranno applicazione dal 17 dicembre 2023.

Che adempimenti devono essere compiuti per adeguarsi alla nuova direttiva?

Tutti i soggetti obbligati e, dunque, anche le imprese già dotate di Modello 231, devono tempestivamente attivarsi per l’adeguamento e, segnatamente, dovranno:

1. predisporre canali di segnalazione interni, previa consultazione con le rappresentanze o le organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale;
2. implementare misure tecniche che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, l’anonimato e la riservatezza del lavoratore che segnala la presunta irregolarità nonché dell’autore della stessa e comunque di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione;
3. regolamentare il processo di analisi e gestione delle segnalazioni ricevute;
4. affidare e formare il soggetto deputato a ricevere le segnalazioni;
5. predisporre policy e procedure specifiche in materia di whistleblowing che consentano di gestire, in modo conforme, anche segnalazioni pervenute mediante canali distinti da quello scritto e informatizzato;
6. introdurre sanzioni disciplinari per chi violi la riservatezza del segnalante o per chi fa segnalazioni infondate o pretestuose;
7. predisporre una informativa generalizzata chiara, sia sul luogo di lavoro ove si svolge l’attività sia attraverso la rete internet;
8. predisporre documentazione privacy aggiornata.

Per adeguarsi alle nuove norme in materia di Whistleblowing e garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, il primo passo che tutti i soggetti obbligati devono compiere appare quindi quello di dotarsi di piattaforme informatiche dedicate.